Какова процедура возврата денег по авансовым отчетам?

Возврат средств
возврат денежных средств после командировки, возмещение расходов по авансовому отчету

Какова процедура возврата денег по авансовым отчетам?

Возмещение заранее отчитанных расходов необходимо, если сумма, потраченная сотрудником, превышает сумму, полученную в качестве аванса. При этом расходы должны быть бесспорными и документально подтвержденными. Ознакомьтесь с процедурой возврата и наиболее проблемными ситуациями с подтверждающими документами.

  • Выдача и возврат денежных средств в кредит
  • Расходы, возмещаемые при направлении сотрудников в командировки
  • Возмещение командировочных расходов
  • Возмещение расходов на аренду помещения
  • Возмещение суточных
  • Резюме.

Выдача и возврат денежных средств в кредит

До 19 августа 2017 года в соответствии с пунктом 6.3 Указания Банка России 3210-У от 11 марта 2014 года выдача наличных денег на счет осуществлялась при следующих условиях

  • Работник полностью погасил задолженность в ранее полученной сумме.
  • Имеется письменное заявление на выплату денег, подписанное руководителем (или индивидуальным предпринимателем). В заявлении указывается сумма и срок, на который выдаются деньги.

С 19 августа 2017 года оба эти условия претерпели изменения (Указание Банка России от 19 июня 2017 года № 4416-У): первое было отменено, а второе перестало быть обязательным. В настоящее время выдача сумм материальной ответственности может осуществляться не только на основании заявления работника, но и на основании распоряжения, подписанного руководителем (или индивидуальным предпринимателем).

Каков порядок возмещения расходов на дообследование?

Работник обязан отчитаться за использование выданной суммы в следующих пределах

  • в течение нескольких дней после истечения срока, указанного работодателем в заявлении о выдаче или распорядительном документе,
  • в течение трех рабочих дней после возвращения работника из командировки.

Для этого работник составляет предварительный отчет. Отчет представляется бухгалтеру или руководителю бухгалтерии (при его отсутствии — ответственному лицу) вместе с документами, подтверждающими расходы. Срок утверждения отчета законом не установлен и определяется руководителем.

Подробнее о том, что проверяет бухгалтерская служба в авансовом отчете, читайте в статье «Особенности авансовых отчетов в бухгалтерии».

Авансовый отчет можно скачать бесплатно, нажав на картинку ниже.

Если выданная сумма израсходована не полностью, остаток должен быть возвращен сотрудником в фонд. Если этого не произошло или работодатель не утвердил отчет, из суммы, которую работник не вернул, можно произвести удержание из зарплаты. Это позволяет сделать статья 137 Трудового кодекса РФ.

Узнайте из КонсультантПлюс, что делать, если работник не вернул подотчетную сумму. Если у вас нет доступа к системе, получите тестовый доступ. Он предоставляется бесплатно.

На практике сотрудники могут тратить за свой счет больше, чем дают или подкупают для нужд организации. Эта сумма может быть выплачена сотруднику. Подтверждением того, что расходы финансово оправданы, является авансовый отчет, утвержденный начальством. В этом случае выплаченная сумма не считается доходом, полученным работником, и подоходный налог с физического лица не удерживается.

О том, всегда ли нужно подтверждать выплаты кассовыми документами, читайте в статье Характеристика авансовых платежей без кассовых документов.

Расходы, возмещаемые при направлении сотрудников в командировки

Когда вы направляете работника в командировку, организация компенсирует ему

  1. Расходы на проезд.
  2. Стоимость арендованного помещения.
  3. Суточные и суточные.
  4. Иные расходы, утвержденные работодателем в письменной форме.

Обязанность работодателя возместить указанные расходы закреплена в статье 168 Трудового кодекса РФ. Согласно этой же статье, их размер должен быть закреплен в локальных нормативных актах (например, в Положении об организации или Положении о командировках) или в коллективном договоре.

Эксперты «КонсультантПлюс» подробно объясняют, при каких условиях бухгалтер должен вернуть превышение расходов в отчет о предоплате. Чтобы все было хорошо, получите тестовый доступ к системе К+ и перейдите на «Готовое решение». Это бесплатно.

Возмещение командировочных расходов

Основанием для возврата этих расходов является проездной документ, чаще всего билеты. Помимо проезда, возврату подлежит стоимость услуги по оформлению проездного документа и использование постельного белья в поезде.

Если сотрудник приобрел не бумажные, а электронные билеты, то для подтверждения проезда железнодорожным транспортом к авансовому отчету необходимо приложить распечатанную квитанцию. А для подтверждения авиаперелета — распечатанный чек и посадочный талон (письмо Минфина России от 14/2014 г. № 03-03-10/438).

Каков порядок возмещения расходов на дообследование?

Возмещение расходов на аренду помещения

Документами, подтверждающими проживание профессионального командированного в гостинице, являются счет-фактура, бланк гостиницы, счет или чек на выезд. Если сотрудник останавливается в частном секторе, необходимо подписать договор с владельцем жилья и предоставить документы, подтверждающие оплату (например, квитанции).

Важно! Если профессиональные путешественники проживают в частном секторе, НДС не подлежит уплате. НДС на гостиничные услуги можно принять к вычету на основании распечатки из отеля, счета-фактуры или чека в дополнение к счету-фактуре. Однако для этого налог в вышеуказанных документах должен быть указан отдельной строкой. В противном случае налоговая инспекция может отказать в вычете.

Возмещение суточных

Важными изменениями, вступившими в силу в 2015 году, стали текст положения «Об особенностях направления работника в служебную командировку» (утв. постановлением Правительства РФ от 13 октября 2008 г. 749), отчеты о профессиональных командировках, командировочные удостоверения и комплексные командировки.

Пока использовалось командировочное удостоверение, количество дней командировки определялось на основании этого удостоверения; с 1 августа 2015 года командировочное удостоверение стало документом, подтверждающим срок командировки; с 8 августа 2015 года добавилось количество мест проживания; с 8 августа 2015 года добавилось количество ночей командировки; с 8 августа 2015 года добавилось количество ночей командировки. С этой же даты служебные записки и другие документы (например, письма) могут использоваться получателем для расчета суточных, подтверждающие приезд и отъезд командированного сотрудника.

Каков порядок возмещения расходов на дообследование?

Резюме.

Работники обязаны представлять отчеты в установленные законом сроки. В качестве образца работник должен заполнить предварительный отчет и приложить к нему документы, подтверждающие понесенные расходы. Работодатель, согласившийся с расходами, указанными в отчете, должен выдать работнику дополнительную сумму, потраченную сверх аванса.

Оцените статью
Возврат денег