Документация по расчетам с казначеем

возврат денег от подотчетного лица

Документация по расчетам с казначеем

Документальное оформление расчетов с дежурными — важный вопрос для бухгалтеров. Документально подтверждается, что отпускается наличными на счет, а что — подотчетными средствами, что перечисляется на карточку. Это основной документ, используемый при расчетах с бухгалтером, читайте в статье.

Какая документация оформляет выдачу денег

Взаиморасчеты с уполномоченными лицами регулируются законодательно.

Подотчетные средства могут быть выданы наличными из средств компании, перечисленных на корпоративную или зарплатную карту сотрудника.

На счет зарплатной карты можно перечислять деньги для возмещения расходов сотрудника на командировки и демонстрационные расходы — такой вывод обобщил Минфин в письме № 03-11-11/42288 от 25 августа 2014 года.

Вопрос о деньгах для подачи отчета должен быть основан на поведении работника или поведения руководителя.

Единой формы нет, но есть обязательные сведения. Это дата составления заявления, сумма выдаваемых денег и срок выдачи.

Срок, в течение которого лицо, сдающее отчет, должно представить его заранее, утверждается руководителем компании с 30. 11. 2020 года.

Требование о трехдневном сроке отменено указанием Банка России 5587-У от 05. 10. 2020.

Данный документ должен быть подписан руководителем предприятия.

До 2017 года, прежде чем выписать новую сумму на счет бухгалтера, необходимо было убедиться, что бухгалтер отвечает за все ранее выписанные суммы. Теперь этого требования нет.

В зависимости от назначения фонда учета его выдача должна сопровождаться составлением соответствующей документации.

При приобретении товарно-материальных ценностей сотрудники должны нести ответственность за представительство агента. Это подтверждает их право самостоятельно представлять свои интересы.

Если учетный фонд выдается на командировочные расходы, то на работника должны быть оформлены соответствующие приказы и иная документация, предусмотренная регламентом учреждения для этих целей.

При выдаче наличных денег из кассы организации на счет оформляется кассовый чек; форма КО-2 утверждена постановлением Госкомстата от 18 августа 1998 г.88.

Один экземпляр РКО составляется для бухгалтера и подписывается главным бухгалтером и руководителем или уполномоченным на то лицом.

В строке «Основание» указывается цель выдачи денежного аванса.

В организации может существовать корпоративная карта, которую бухгалтер использует для приобретения расходных материалов и других расходов. В этом случае сотрудник не обязан писать заявление на выдачу кассового чека.

Однако для получения такой карты сотрудник должен заполнить заявление в произвольной форме с обязательным указанием целевого использования средств. На основании заявления составляется приказ по надзору.

Перед использованием корпоративной карты необходимо утвердить приказ. Дата выдачи ответственных средств является датой списания и указывается в банковской выписке.

Чтобы перевести средства ответственности на карту сотрудника, такая возможность должна быть прописана в учетной политике организации и локальном нормативном акте по работе с бухгалтером (если он существует).

Перевод средств на карту осуществляется на основании заявления сотрудника, как и в случае со снятием наличных. При этом должно быть указано, что средства перечисляются на карту сотрудника.

В платежном поручении на перечисление этих средств должно быть указано, что выплачиваются именно эти суммы.

Основные документы для контроля учета расчетов с дебиторами в 2023 году

Для расчетов с дебиторами необходимо составить письменный приказ, утвержденный руководителем.

Учетная политика организации и локальные нормативные акты по расчетам с обязанными лицами требуют внимания ко всем способам отчетности, применяемым в организации.

На каждую заранее выданную сумму необходимо получить заявление от сотрудника или письменный приказ руководителя. В документе должен быть указан срок, на который выдается сумма.

Если должник нарушает сроки отчетности, с него взимается подоходный налог и взносы на социальное страхование.

В зависимости от того, выдается ли сумма в кассе или перечисляется на карту, необходимо оформить РКО или направить его на оплату в банк, что подтверждается банковской выпиской.

Для отчета о неоплаченных суммах можно использовать интегрированную форму АО-1.

В предварительном отчете указываются все расходы, понесенные сотрудником. Они должны быть финансово обоснованы и документально подтверждены.

Если деньги выдаются на командировку, к отчету должны прилагаться основные документы, подтверждающие пребывание и расходы, например билеты, чеки или квитанции с указанием конкретных сумм.

При покупке товаров или оборудования подтверждающие документы могут включать кассовые и товарные чеки, накладные и счета-фактуры.

Эти документы должны быть заполнены надлежащим образом.

Кассовая документация должна включать имя продавца, НДС, серийный номер кассового аппарата, дату, время нахождения в продаже и стоимость. Подтверждение продажи должно содержать следующую информацию. серийный номер, дату покупки и название организации, которой был выдан документ.

К отчету о депонировании должно быть приложено доказательство того, что материал был сдан на склад, например, квитанция (форма M-4).

Все документы должны быть подписаны уполномоченным сотрудником с расшифровкой подписи.

Суммы, не израсходованные сотрудником, возвращаются в фонд учреждения по расходному кассовому ордеру.

Если возврат производится безналичным путем, сотрудник должен указать в платежном документе, что это действительно возврат суммы обязательства. Если это неясно, следует попросить сотрудника написать пояснительную записку.

В документальном оформлении расчетов с обязательством можно выявить несколько основных ошибок.

  • Расходы приняты и возвращены сотруднику, но подтверждающие документы заполнены неверно или отсутствуют.
  • Сотрудник приобретает товары или материалы от имени учреждения, а стоимость договора купли-продажи превышает 100 000 рублей. Напомним, что согласно указаниям Центробанка, эта сумма является предельным размером наличного расчета юридических лиц и предпринимателей по одному договору.
  • Наличные были выданы без заявления сотрудника.
  • Были нарушены сроки сдачи авансовых отчетов и допущены ошибки в их оформлении.
  • Исправления вносились в кассовую или расходную документацию, что недопустимо.

Результат.

Учетная политика учреждения требует, чтобы локальный нормативный акт (если он используется) утверждал любые приказы о взаимной сверке с обязательствами.

Данная процедура

  • Суммы, которые обязательны к признанию налоговым органом и не рассматриваются как налогооблагаемый доход сотрудника,
  • Расходы не были исключены аудитором из затрат при расчете налогооблагаемой базы прибыли,
  • Учреждение не оштрафовано за нарушение кассовой дисциплины.
  • #Касса.
  • #Учетная политика.
  • #Карточки учета заработной платы.
  • #первичная документация
  • #Предварительная отчетность.
  • #взаиморасчеты
  • #расходный кассовый ордер
  • #Счета обязательны для.
  • #Отчетные средства
  • #Корпоративные карты
Оцените статью
Возврат денег